Rental Flow

Rental Flow führt jede Vermietung durch einen festen Prozess – direkt in Business Central: Räume und Flächen (Büros, Lager, Stellplätze, Veranstaltungsräume, Wohnungen), Fahrzeuge (Pkw, Transporter, Lkw, Anhänger, Wohnmobile, Boote) sowie Maschinen und Geräte (Baugeräte, Werkzeug, Veranstaltungs- und IT-Technik, Möbel, Container). Jeder Mietvertrag weiß, in welchem Schritt er steht und was als Nächstes zu tun ist. Rechnungen sind ganz normale Verkaufsrechnungen, Buchen, Zahlungseingang und Mahnwesen laufen wie gewohnt.

• Verfügbarkeit und Alternativen: Beim Angebot prüft die App, ob das Objekt im Zeitraum frei ist, und schlägt freie Objekte derselben Art vor.
• Angebot mit Frist: Angebote reservieren das Objekt und verfallen nach der Angebotsfrist (Standard 14 Tage).
• Prüfung und Vertrag: Bonität und Identität abhaken, Vertrag senden, Unterschrift erfassen.
• Kaution mit Zahlungsfrist: Ohne Zahlungseingang innerhalb der Frist (Standard 7 Tage) wird die Buchung storniert und das Objekt wieder frei.
• Miete pro Tag, Woche oder Monat: das Auto tageweise, der Bagger wochenweise, das Büro monatlich.
• Übergabe- und Rückgabeprotokoll mit Zählerständen (Strom, Wasser, Kilometer, Betriebsstunden), Schlüsseln und Zustand. Zählerstände bei der Rückgabe dürfen nicht unter denen der Übergabe liegen.
• Laufende Miete: Verkaufsrechnungen mit einer Zeile pro Kalendermonat, tagesgenau anteilig, für einen oder alle Verträge.
• Während der Mietzeit: Schadensmeldungen, Verlängerung (nur wenn das Objekt frei bleibt) und vorzeitige Kündigung.
• Endabrechnung: Verbrauch aus den Zählerständen mal Preis – mit Freikilometern oder Freistunden pro Miettag, berechnet wird nur der Mehrverbrauch –, Schäden, Verrechnung mit der Kaution, Rückzahlungsbetrag und Nachforderung über der Kaution.
• Belegungsplan als Zeitleiste aller Objekte, filterbar nach Räumen, Fahrzeugen und Geräten: Klick auf einen Balken öffnet den Vertrag, Klick auf einen freien Tag legt eine Anfrage an.
• Stammdaten je Kategorie: Adresse und Fläche, Kennzeichen und FIN, Seriennummer, Hersteller und Modell, Verweis auf die Anlage im Anlagevermögen.
• Prozessstrahl auf jedem Vertrag, farbig nach Abteilung wie im Prozessmodell, und Kacheln im Rollencenter.

Der Prozess (BPMN 2.0)

Rental Flow bildet dieses Prozessmodell ab – für jede Art von Mietobjekt: zwei Pools (Mieter und Vermieter), vier Lanes (Vertrieb, Vertragsverwaltung, Operations, Buchhaltung), drei Teilprozesse (Übergabe, Mietzeitraum, Rückgabe) und die Fristen als Timer. Die Ereignisse während der Mietzeit – Schadensmeldung, Verlängerungswunsch und vorzeitige Kündigung – sind Randereignisse am Teilprozess Mietzeitraum. Das Modell ist frei verwendbar, zum Beispiel als Vorlage für Ihre eigene Prozessdokumentation.

Klick auf das Diagramm öffnet es in voller Größe (zoombar).

⬇ Prozessmodell als BPMN-Datei herunterladen (BPMN 2.0 mit Layout, öffnet in Camunda Modeler, bpmn.io, Signavio u. a.)

Einrichtung: Suchen Sie „Rental Flow Einrichtung“. Nummernserie, Angebotsfrist und Kautionsfrist sind vorbelegt; wählen Sie die Sachkonten für Miete, Verbrauch und Schäden. Mit „Beispieldaten anlegen“ entstehen Räume, Autos, ein Transporter, ein Minibagger und ein Beamer mit Verträgen in allen Prozessschritten zum Ausprobieren. Für die automatischen Fristen richten Sie Codeunit 73317806 „LUN Rental Deadline Job“ täglich in der Aufgabenwarteschlange ein.

Berechtigungen: LUN RENTAL.

Rollencenter: Kacheln für Anfragen, offene Angebote, Vertrag und Kaution, Übergaben, laufende Mieten, fällige Rückgaben und Abrechnungen sowie die Seiten Mietverträge, Belegungsplan und Mietobjekte im Rollencenter Business Manager.

Abgrenzung: Nebenkostenabrechnungen nach Betriebskostenverordnung, Disposition mit Transport und Telematik sind nicht enthalten.

Daten: Alle Daten bleiben in Ihrer Business-Central-Umgebung. Die App nutzt keine externen Dienste und überträgt nichts an dynamoon.

Support: per E-Mail an timo.schrader@dynamoon.de – Details unter Support / by email, see support.

Rental Flow guides every rental through one process directly in Business Central: rooms and spaces, vehicles (cars, vans, trucks, trailers, motorhomes, boats) and machines and equipment (construction equipment, tools, event and IT equipment, furniture, containers). Every contract knows its step and what to do next. Invoices are normal sales invoices, so posting, payments and reminders work as usual.

• Availability and alternatives: the offer checks that the object is free and suggests free objects of the same type.
• Offer with deadline: offers reserve the object and expire after the offer validity (default 14 days).
• Checks and contract: credit and identity check, contract sent, signature received.
• Deposit with payment deadline: without payment in time (default 7 days) the booking is cancelled and the object is free again.
• Rent per day, week or month, and included kilometres or hours per rental day: only the extra consumption is charged.
• Handover and return protocol with meter readings (power, water, mileage, operating hours), keys and condition.
• Running rent: sales invoices with one line per month, part months prorated by days.
• During the rental: damage reports, extension (only if the object stays free) and early termination.
• Final settlement: consumption from the meters, damages, offset against the deposit, refund and claims above the deposit.
• Occupancy board and a process track on every contract.

Process model: the BPMN 2.0 model above is free to use; download Vermietung.bpmn.

Setup: search for "Rental Flow Setup" and choose the G/L accounts for rent, consumption and damages. "Create Sample Data" creates rooms, cars, a van, a mini excavator and a projector with contracts in every step. For automatic deadlines, run codeunit 73317806 "LUN Rental Deadline Job" daily in the job queue. Permissions: LUN RENTAL.

Scope: utility cost statements according to German law, dispatching with transport and telematics are not included.

Data: all data stays in your Business Central environment. The app uses no external services and sends nothing to dynamoon.

End User License Agreement – Rental Flow

Last updated: November 2026

This software ("Rental Flow") is provided by dynamoon as-is, without any warranty of any kind, express or implied.

No legal or tax advice.
Deadlines, prorated rent, consumption, deposit settlement and all other calculations of the software are aids only and do not constitute legal or tax advice. Rental agreements and applicable law (in particular tenancy law and rules on deposits and utility costs) may require other results. The customer is responsible for checking the results, the invoices and the contracts.

Personal data.
The software processes tenant data exclusively within the customer's Business Central environment. The customer is the controller within the meaning of the GDPR. dynamoon has no access to this data.

No liability.
To the maximum extent permitted by applicable law, dynamoon shall not be liable for any direct, indirect, incidental, or consequential damages arising from the use or inability to use this software, including but not limited to incorrect invoices, double bookings, missed deadlines, data loss, or business interruption.

No support obligation.
We provide this extension without any obligation to offer support, updates, or bug fixes.

By installing or using this extension, you agree to these terms.

Nutzungsbedingungen – Rental Flow

Stand: November 2026

Diese Software („Rental Flow“) wird von dynamoon ohne jegliche Gewährleistung bereitgestellt.

Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Fristen, anteilige Miete, Verbrauch, Kautionsabrechnung und alle anderen Berechnungen der Software sind Hilfsmittel und keine Rechts- oder Steuerberatung. Mietverträge und geltendes Recht (insbesondere Mietrecht sowie Regeln zu Kaution und Nebenkosten) können andere Ergebnisse verlangen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, Ergebnisse, Rechnungen und Verträge zu prüfen.

Personenbezogene Daten.
Die Software verarbeitet Mieterdaten ausschließlich in der Business-Central-Umgebung des Kunden. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der Kunde. dynamoon hat keinen Zugriff auf diese Daten.

Haftungsausschluss.
Im größtmöglichen gesetzlich zulässigen Umfang haftet dynamoon nicht für direkte, indirekte oder mittelbare Schäden, die aus der Nutzung oder Nichtnutzbarkeit dieser Software entstehen – insbesondere nicht für fehlerhafte Rechnungen, Doppelbuchungen, versäumte Fristen, Datenverlust oder Betriebsunterbrechungen.

Kein Supportanspruch.
Wir stellen diese Erweiterung ohne Verpflichtung zu Support, Updates oder Fehlerbehebungen bereit.

Mit der Installation oder Nutzung der Erweiterung stimmen Sie diesen Bedingungen zu.